SPOLUPRACUJTE ODKIAĽKOĽVEK, VĎAKA TECHNOLÓGIÁM BUDÚCNOSTI
Vývoj pracovného prostredia, v súvislosti s kombináciou práce z domu aj kancelárie, generuje nové požiadavky na tímovú spoluprácu. Základom je udržať všetkých zamestnancov aktívne zapojených do procesov v spoločnosti, zjednodušiť papierovanie a uľahčiť komunikáciu s kolegami, partnermi a zákazníkmi.
Koniec papierovania Každý doklad o platbe musíte doručiť do učtárne, aby bol správne zaevidovaný, prípadne preplatený. Následne väčšiu sumu je potrebné nechať schváliť, čo opäť vyžaduje buď ďalšie zasielanie, alebo návštevu príslušného oddelenia. Samotná účtovníčka potom prácne prepisuje údaje z dokladov či faktúr do systému, obieha všetkých kompetentných na schválenie a v celom procese nesmie urobiť chybu.
Väčšinu manuálnych úkonov dnes už však môžete vynechať. Stačí doklady naskenovať alebo mobilným telefónom vyfotiť a odoslať na jedinú e-mailovú adresu. Šikovný systém na druhej strane z nich automaticky vyčíta potrebné dáta, zaeviduje do systému a podľa povahy automaticky pošle tomu, kto má právo takýto dokument schváliť. Ten opäť jediným kliknutím v počítači alebo v mobile okamžite posunie proces do ďalšej fázy.
Práve takýto systém predstavila spoločnosť Ricoh na on-line akcii „Future Is Here“, ktorá bola zameraná na efektívne využitie digitálnych technológií v kancelárii budúcnosti. Viac ako 70 % pripojených potvrdilo, že stále pracujú prevažne s dokumentmi v papierovej podobe a že ich zaujíma, ako túto nudnú, ale nutnú činnosť zjednodušiť. Systém Docuware pre digitalizáciu dokumentov spoločnosti Ricoh, môže byť nasadený v priebehu niekoľkých dní bez toho, aby došlo k obmedzeniu súčasnej prevádzky. Jeho výhodou sú primerané náklady vo forme mesačného paušálu a možnosť systém kedykoľvek rozšíriť a prispôsobiť aktuálnym potrebám. Stačí si dohodnúť stretnutie so špecialistom spoločnosti Ricoh a vymeniť si niekoľko základných informácií o vašom fungovaní.
Komunikácia na diaľku, ktorá funguje
Ďalšou oblasťou, ktorá čelí zvýšeným nárokom používateľov, je komunikácia medzi kolegami, partnermi a zákazníkmi. Každá rokovacia miestnosť je stvorená na to, aby sa v nej ľudia dohodli, našli riešenia, alebo si aspoň vymenili svoje nápady. To všetko platí vtedy, keď je miestnosť voľná, všetci môžu byť prítomní a vybavenie miestnosti funguje bez zdĺhavého nastavenia. Na webinári Future Is Here predstavila spoločnosť Ricoh komplexné riešenie pre audiovizuálnu komunikáciu a rezervačný systém Ricoh Spaces pre správu nielen rokovacích miestností, ale aj zdieľaných pracovných miest, parkovacích státí a pod.
