Povinné elektronické schránky

Elektronické schránky pre právnické osoby budú od 1. 1. 2017 povinné. Viete už, čo táto novinka pre vašu spoločnosť znamená?  Ako sa vyhnúť problémom a ako využiť výhody, ktoré sa vám ponúkajú? Prinášame informácie, ktoré vám môžu pomôcť vyťažiť maximum.

Elektronické schránky podľa zákona o e Governmente

Elektronické schránky sú nástrojom komunikácie medzi občanmi a podnikateľskými subjektmi s orgánmi verejnej moci, ktorý umožňuje elektronické doručovanie úradných podaní a úradných dokumentov. V súčasnosti, keď stále prevláda klasická forma doručovania žiadostí v listinnej podobe, je cieľom zavedenia elektronických schránok efektívnejšia a rýchlejšia elektronická komunikácia s verejnou správou.

Táto komunikácia často obsahuje citlivé údaje, preto vznikli špeciálne elektronické schránky, ktoré sú síce podobné bežným e-mailovým službám, ale navyše šifrovaním a elektronickým podpisom zabezpečujú prenášané informácie pred únikmi a falšovaním.

Elektronické schránky sú súčasťou Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk a zriaďujú sa automaticky pre občanov Slovenskej republiky, ktorí dovŕšili 18. rok života, pre fyzické osoby podnikateľov, ktorí sú zapísaní
v živnostenskom registri SR, právnické osoby zapísané v obchodnom registri SR a orgány verejnej moci. Ostatné subjekty musia o zriadenie schránky požiadať.

Kto musí používať elektronické schránky?

Povinnosti ohľadom používania elektronických schránok závisia od toho, o ktorú osobu či orgán ide, a smeru komunikácie.

Samotné orgány verejnej moci dostali v zákoneo e-Governmente čas do 1. marca 2017 na zavedenie elektronickej komunikácie do praxe, takže je možné, že dovtedy niektorý úrad ešte nebude elektronicky komunikovať, alebo len čiastočne.

Fyzické osoby – nepodnikatelia aj podnikatelia – nemajú povinnosť elektronické schránky používať. Aj keď sú pre všetkých občanov od 18 rokov automaticky zriadené, naďalej môžu svoje podania uskutočňovať v klasickej listinnej podobe. Doručovanie do elektronickej schránky je podmienené jej aktiváciou, bez toho budú úrady odpovedať v listinnej podobe, aj keď bola požiadavka podaná elektronicky. Pozor, akonáhle si elektronickú schránku aktivujete na doručovanie, úrady môžu namiesto listinnej podoby komunikáciu smerovať do nej bez ďalšieho varovania.

Pre právnické osoby platí ohľadom odosielania správ to isté, ako pre fyzické osoby. Lehota na dobrovoľnú aktiváciu elektronickej schránky už uplynula, v súčasnosti sú schránky aktivované na doručovanie automaticky pri prvom prihlásení do elektronickej schránky osoby oprávnenej s ňou disponovať za právnickú osobu (štatutár). Od 1. januára 2017 bude elektronická komunikácia povinná pre všetky právnické osoby.

Orgány verejnej moci budú môcť využívať na doručenie úradných dokumentov elektronickú schránku. Správy sa budú pokladať za doručené aj bez podpísania doručenky a prečítania správy po uplynutí lehoty 15 dní od odoslania, čím môžu nadobudnúť účinnosť nadväzujúce právne úkony (napr. plynutie lehoty na odvolanie voči rozhodnutiu a pod.). Preto odporúčame zabezpečiť si prístup do zriadenej a aktívnej elektronickej schránky a pravidelne sledovať prichádzajúce správy.

Ako postupovať?

Na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby je oprávnený štatutárny orgán právnickej osoby alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby, pre ktorú bola schránka zriadená. K tomu sú potrebné:

•  elektronická identifikačná karta (eID karta) –nový typ občianskeho preukazu s elektronickým čipom, nahranými certifikátmi a čítačkou čipových kariet (aktivovaná funkcia Online eID) – vybavuje sa na príslušnom Okresnom riaditeľstve Policajného zboru,
•  počítač s operačným systémom Windows, nainštalovanými ovládačmi pre čítačku a aplikáciami
  na identifikáciu používateľa, podpisovanie dokumentov a podaní – ovládače a aplikácie sú na stiahnutie na portáli slovensko.sk.

Po prvom prihlásení do Elektronickej schránky odporúčame nastaviť notifikácie o prijatých správach e-mailom, aby nebolo nutné pravidelne kontrolovať navyše aj elektronickú schránku na slovensko.sk.

Chcete sa dočítať viac? Objednajte si predplatné časopisu PrintProgress a prečítajte si celý článok.  

Ondrej Kvasnica, analytik IS MONEY